Chuyển văn phòng làm việc là một công việc quan trọng đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo và các bước tiến hành hợp lý. Bởi đồng thời sẽ có rất nhiều thứ bạn phải làm cùng lúc như thuê văn phòng, chuyển nhà, làm thủ tục đổi địa chỉ công ty, lên mẫu kế hoạch chuyển văn phòng đến nhân viên, thuê dịch vụ chuyển dọn, chuyển nhà, sắp xếp thời gian,… Hãy để Ba La Cà hỗ trợ bạn những mẫu thông báo chuyển văn phòng làm việc đẹp, đầy đủ và khoa học nhất nhé.
Tại Sao Phải Thông Báo Chuyển Văn Phòng?
- Chuyển văn phòng đồng nghĩa với việc địa chỉ văn phòng của bạn đã thay đổi. Nếu bạn không thực hiện việc thông báo thay đổi địa chỉ mới cho khách hàng và nhân viên của bạn thì sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của bạn.
- Ảnh hưởng lớn nhất là đối với các khách hàng lâu năm và những đối tác tin cậy, họ sẽ không thể biết được địa chỉ mới của công ty bạn. Lúc này có 2 vấn đề xảy ra: thứ nhất đối với những khách hàng khó tính họ sẽ có cảm giác không được tôn trọng cũng như họ không thể tìm đến công ty để có bàn bạc, trao đổi khi có vấn đề phát sinh. Thứ hai, họ sẽ rời bỏ công ty của bạn để tìm đến một đối tác khác.
Vì vậy, việc thông báo chuyển văn phòng tuy nhỏ nhưng lại đóng một vai trò lớn. Nó giúp cho các khách hàng, đối tác biết được địa chỉ mới của công ty để dễ dàng liên lạc, hợp tác.
Thông Báo Chuyển Văn Phòng Cần Chú Ý Gì?
Nội Dung Thông Báo Chuyển Văn Phòng
Sau khi thông báo chuyển văn phòng cho nhân viên trong các cuộc họp hay bằng mail cho toàn bộ nhân sự. Việc không thể bỏ quên là thông báo gửi đối tác.
Một mẫu thông báo công ty chuyển địa chỉ văn phòng thường sẽ có nội dung cơ bản như sau:
-
Tùy mong muốn về mức độ trang trọng trong mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng làm việc, có thể có hoặc không có quốc hiệu và tiêu ngữ, logo và thông tin cơ bản của công ty.
-
Lý do chuyển văn phòng: Để thuận lợi cho công việc, tăng cường sự tiện lợi cho khách hàng khi giao dịch, mở rộng không gian làm việc,….
-
Nêu chính xác địa chỉ cũ văn phòng và địa chỉ mới sẽ chuyển đến
-
Thời gian bắt đầu làm việc tại văn phòng mới.
-
Các thông tin khác của công ty về số điện thoại, thông báo thay đổi địa chỉ email công ty, website,…(có thay đổi gì không hay sẽ giữ nguyên)
-
Gửi lời cảm ơn đến những người khách hàng, đối tác đã và đang hợp tác/sử dụng sản phẩm/dịch vụ của cơ quan.
Hình Thức Thông Báo Chuyển Văn Phòng
Có nhiều cách trình bày và diễn đạt mẫu thông báo chuyển địa điểm dành cho doanh nghiệp. Có trường hợp cần được soạn thảo thành công văn, có trường hợp chỉ cầu làm mẫu thông báo đơn giản, ngắn gọn,… tùy vào quy mô và mục đích của doanh nghiệp.
Vì vậy, về hình thức của mẫu thông báo thì sẽ được thể hiện một cách linh hoạt tùy thuộc và định hướng của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể thông báo cho nhân sự, khách hàng và đối tác bằng những mẩu tin đơn giản. Tuy nhiên, bạn phải luôn nhớ rằng cần phải thông báo đến các cơ quan Nhà nước có liên quan (Chi Cục Thuế, chính quyền địa phương,…) để họ có những điều chỉnh các thông tin kịp thời, tránh những sai sót không đáng có.
Kênh sử dụng để thông báo
Khuyến khích doanh nghiệp đăng thông báo chuyển địa điểm kinh doanh qua nhiều nhiều kênh để đảm bảo rằng tất cả khách hàng và đối tác đều nắm được thông tin. Một số kênh thường được sử dụng như:
- Đăng bài trên website chính thức của công ty có kèm hình ảnh trực quan.
- Gửi thông báo qua email cá nhân cho từng khách hàng và đối tác.
- Gửi đính kèm với các văn bản khác như: hồ sơ doanh nghiệp, văn kiện, hợp đồng kinh doanh,…
- Gọi điện thoại hoặc nhắn tin trực tiếp để thông báo với đối tác và khách hàng.
- Dán thông báo ở văn phòng công ty hiện tại dưới dạng poster ở vị trí dễ nhìn nhất.
- Đăng bài trên các diễn đàn, mạng xã hội: Facebook, Zalo, Instagram,…
Thời gian thông báo
Nên thông báo chuyển địa điểm làm việc trước khi thực hiện công tác di dời công ty. Thời gian gửi thông báo tốt nhất là trước 1 tháng hoặc tối thiểu là 1 tuần để đối tác và khách hàng có thể nắm được thông tin.
Top 10+ Mẫu Thông Báo Chuyển Văn Phòng Làm Việc Mới Nhất 2022
mẫu thông báo chuyển văn phòng công ty nông nghiệp
Thủ Tục Chuyển Văn Phòng Công Ty Bạn Nên Biết
Bước 1: Nhân viên hành chính nhân sự cần khai báo với cơ quan thuế
Về hồ sơ thay đổi các công ty chỉ cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm
- Tờ khai theo mẫu 08-ĐK-TCT, điền đầy thủ thông tin về việc thay đổi địa chỉ.
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh có chứng thực.
- Giấy giới thiệu cho người trực tiếp đi nộp hồ sơ.
Bước 2: Nhận kết quả từ cơ quan thuế
Bước 3: Nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh
Để thủ tục chuyển văn phòng công ty được thuận lợi khi đến phòng kinh doanh các công ty hãy chuẩn bị trước giấy tờ sau.
- Giấy giới thiệu cho người trực tiếp đi nộp hồ sơ.
- Một biên bản họp thông báo về việc chuyển trụ sở của công ty
- Quyết định thay đối địa chỉ hoạt động của công ty
- Thông cáo về thay đổi địa chỉ hoạt động kinh doanh
- Bản sao của đăng ký kinh doanh
- Sao kê báo cáo về hóa đơn tại công ty thuế
- Người đi nộp cần thêm giấy giới thiệu
- Mẫu 09-MST do cơ quan thuế trả về trước đó
- Các giấy tờ về địa điểm kinh doanh mới chứng minh các điều kiện sử dụng (hợp đồng mua/thuê)
Bước 4: Đăng ký lại thông tin với cơ quan thuế
Trong thời gian 10 ngày từ khi được cấp đổi giấy phép kinh doanh dựa trên địa điểm mới, doanh nghiệp cần đến cơ quan thuế tại địa phương mới để đăng ký lại. Hồ sơ gồm:
- Tờ khai 09-MST
- Bản sao chứng thực giấy đăng ký kinh doanh mới.
Bước 5. Xin cấp đổi con dấu của công ty
Do trên dấu của các doanh nghiệp nên khi làm thủ tục chuyển văn phòng công ty cũng cần phải xin thay đổi cấp lại .Vì thế khi chuyển văn phòng, địa chỉ này cũng thay đổi nên bạn cần tiến hành đăng ký đổi lại con dấu.
Công Cụ Thiết Kế Thông Báo Chuyển Văn Phòng Miễn Phí
Dưới đây là 8 phần mềm thiết kế poster online, tạo Poster đẹp tuyệt đỉnh không thể bỏ qua:
- PosterMyWall
- Uplevo
- DesignCap
- Canva
- Adobe Spark
- Fotor
- Visme
- Brother Creative Center
Trong đó mình rất đánh giá cao Canva vì rất dễ thực hiện và hoàn toàn miễn phí. Mong bạn chọn được công cụ thiết kế thông báo ưng ý nhé.
Lưu Ý Khi Chuyển Văn Phòng Làm Việc
-
Đặc biệt lưu ý về vấn đề trình bày mẫu thông báo chuyển văn phòng (Cần đúng chính tả, gọn gàng, lịch sự,…)
-
Tiến hành thủ tục khai báo việc chuyển văn phòng công ty theo đúng quy định pháp luật.
-
Nhớ thay đổi địa chỉ văn phòng công ty trên website và các văn bản hành chính (hợp đồng, giao dịch,…). Để chắc chắn việc chuyển dọn văn phòng không xảy ra thiếu sót.
-
Thông báo việc dời văn phòng công ty với các đơn vị chuyển phát, giao nhận,….
-
Đóng gói các đồ dùng văn phòng khoa học, ngăn nắp để dế dàng sắp xếp khi tới văn phòng mới.
-
Nếu cơ quan có nhiều máy móc thiết bị và đồ đạc lớn, nặng (như dàn máy tính, các bộ bàn ghế văn phòng, máy in, máy photo, két sắt lớn,…chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để đảm bảo an toàn và nhanh chóng. Tiêu biểu như Chuyển Văn Phòng Thành Hưng, Vận Tải Tiến Cường 24H, Taxi Tải LPM®,….. có chất lượng vận chuyển tốt nhất nhé.
Trên đây Ba La Cà đã tổng hợp những mẫu thông báo chuyển văn phòng làm việc cho các bạn lựa chọn. Bạn có thể lựa chọn mẫu phù hợp cho thông báo của công ty mình nhé. Đừng quên theo dõi Ba La Cà để cập nhật nhiều thông tin bổ ích hơn nhé.
